La digitalización nos rodea. Vivimos con el móvil en la mano, dependemos de aplicaciones para comunicarnos, para pagar nuestras facturas y para nuestro ocio. En el trabajo, tareas que una vez fueron presenciales o que requerían de papel y bolígrafo ahora se hacen por medios informáticos. Para las empresas, esta digitalización puede suponer un reto pero, también, abre nuevas posibilidades.
De estas se aprovecha la minería de procesos, una técnica que analiza los datos recopilados sobre determinados procesos en las organizaciones para detectar ineficiencias y añadir mejoras. Esta es la propuesta de la spin-off gallega InVerbis Analytics. Nacida como proyecto del Centro Singular de Investigación en Tecnologías Inteligentes (CiTIUS) de la Universidad de Santiago (USC), a su independencia ayudó la Agencia Gallega de Innovación (GAIN), que en 2018 reconoció la iniciativa como una de las beneficiarias de su programa Ignicia Prueba de Concepto. Tras dos años de apoyo de GAIN en la fase de incubación y preparación para la salida al mercado, en 2020 se lanzó la spin-off.
Siguiendo los procedimientos de las organizaciones
InVerbis se define en su página web como The value stream mining company, la compañía de minería de flujos de valor. Estos flujos serían las secuencias de actividades o procedimientos que se siguen en una organización para llegar a un resultado final. Mediante su plataforma as a service, se aplican algoritmos avanzados y machine learning para analizar la información de estos flujos, que proveen de fuentes como los programas ERP o CRM de gestión de recursos y clientes. El resultado es una representación visual que permite que se consiga una imagen de extremo a extremo de toda la cadena de valor, a través de la que detectar procesos a mejorar.
El CEO de InVerbis, Gonzalo Martín, ahonda en esto: “La minería de procesos es una disciplina que está en la intersección de la ciencia de datos, la minería de datos y la computación en general, que lo que trata es de leer los logs que dejan los sistemas de gestión corporativa para reconstruir y reproducir la ejecución real de los flujos de trabajo”. Esto es: cada vez que una persona entra en un sistema se loguea, lo que genera una huella digital. Esta va recogiendo no solo el día y hora en la que se produjo este log, sino los pasos que se van dando. Da igual si se trata de iniciar una factura o emitirla o de hacer un primer reconocimiento a un paciente para luego derivarlo.
El sector sanitario, el cliente perfecto
Esta información es, simplificada, la que se analiza mediante la plataforma de InVerbis. A cada caso se le suman las especificidades que correspondan a las distintas organizaciones con las que trabajen, como puede ser que cuenten con varias sucursales u oficinas: el análisis de los flujos de trabajo en cada centro seguramente presente diferencias que permitan noticias comparativas y observaciones.
Tampoco la calidad de los datos es siempre la misma, dado que muchas veces no fueron diseñados para ser trazados. Martín lo ejemplifica con el sector sanitario, uno de los idóneos con los que trabajar: “No es que no tengan problemas de acceso a datos, pero tienen otras ventajas”. Habitualmente manejan volúmenes de datos muy estructurados, defiende, porque el personal médico tiene mucho sentido de protocolo y del procedimiento. Además, “suelen tener, en general, mucho más entusiasmo a la hora de valorar herramientas de software de automatización”. Esto no quita que en la trayectoria de InVerbis haya clientes de distintos tipos, desde la industria automovilística a la alimentaria o gestión aeroportuaria.
Predicar en el desierto
Desde que GAIN concediera el apoyo a InVerbis hasta hoy pasaron seis años, salida al mercado en 2020 de por medio. “Llevó tiempo trasladar lo que era la pura investigación de la universidad a un modelo que pueda funcionar en entornos corporativos exigentes”, explica Martín, “adaptarlo a las condiciones de mercado”. Con esto se refiere a, por ejemplo, indagar en cómo presentar los datos, con que sistemas integrarse o que volúmenes de información hay que atender.
“En principio todo era predicar en el desierto, que se suele decir, porque es una disciplina muy nueva”, recapitula. En los años pasados desde el lanzamiento de InVerbis, la minería de procesos pasó por distintas fases, como se puede comprobar en el Hype Cycle de Gartner. Este “ciclo de sobreexpectativas” de la consultora es una gráfica de las fases de adopción de herramientas digitales emergentes, que sirve como evaluador de las circunstancias actuales y, a la vez, como anticipo de futuro. El ciclo distingue cinco fases: lanzamiento, pico de expectativas sobredimensionadas, abismo de la desilusión, cuesta de consolidación y meseta de productividad.
Interés en el extranjero
Martín recuerda como la minería de procesos tuvo un hype importante en 2021-22 para caer en el abismo en los dos años siguientes, del que ahora considera que ya están empezando a salir. “Se está notando en el tipo de demandas y de conversaciones que tenemos cuando llegamos a las empresas, así como en el tipo de problemas que se exponen”. Hasta ahora, el interés por su producto vino más desde otros territorios. “Tuvimos, curiosamente, mucha más atención desde fuera de España que de España”, incide Martín. Refiere consultas de países tan variados como Estados Unidos, Alemania, Francia, Portugal o Pakistán, algo que también relaciona con la propia evolución de la tecnología.
Durante esos cuatro años, InVerbis consiguió asegurarse la financiación de dos fondos, Unirisco y Lugo Transforma, además de aportaciones de otras organizaciones y particulares. La propia Gartner distinguió a la compañía con una mención de honra en su Cuadrante Mágico de 2023 para herramientas de minería de procesos. Hitos que avalan un proyecto que nació como transferencia de investigación universitaria y que consiguió plena presencia en el entorno empresarial.
